1.  Základní ustanovení

Společnost grid.online s.r.o., IČO: 22194487, se sídlem Rohanské nábřeží 678/25, 186 00 Praha, spisová značka: C 411978 vedená u Městského soudu v Praze, jako správce osobních údajů (dále jen „společnost“) věnuje ochraně osobních údajů velkou pozornost. Tento dokument obsahuje informace o tom, jaké osobní údaje společnost zpracovává, v jakém rozsahu, jak dlouho, na základě jakého právního základu, k jakým účelům, komu je může předávat a jaká mají subjekty údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva.

Tyto zásady jsou zpracovány v souladu s příslušnými právními předpisy, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „GDPR“).

2.  Vymezení základních pojmů a prohlášení společnosti

2.1 Pojmy „správce“, „společní správci“, „zpracovatel“, „osobní údaje“, „zpracování“ uváděné v tomto textu je třeba vykládat v kontextu GDPR.

2.1.1 Správcem se ve smyslu čl. 4 odst. 7 GDPR rozumí fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. Pokud účely a prostředky zpracování stanoví společně dva nebo více správců, jsou tito tzv. “společnými správci” ve smyslu čl. 26 GDPR. Subjekt údajů musí být informován o podstatných prvcích ujednání společných správců, kterým si vymezí své podíly na odpovědnosti, zejména pokud jde o výkon práv subjektů údajů a své povinnosti poskytovat informace uvedené v čl. 13 a 14 GDPR.

2.1.2 Zpracovatelem se ve smyslu čl. 4 odst. 8 GDPR rozumí fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.

2.1.3 Osobními údaji se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě, (tj. o subjektu údajů).

2.1.4 Zpracováním osobních údajů se ve smyslu čl. 4 odst. 2 GDPR myslí jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení.

2.2. Společnost provozuje logistickou platformu grid.online a prostřednictvím této platformy obstarává jako zasílatel pro podnikatelské subjekty (dále jen „zákazníci“) u třetích osob-dopravců (dále jen „dopravci“) službu přepravy věcí-drobných zásilek po pozemních komunikacích na území České republiky. Společnost je provozovatelem internetových stránek  www.grid.online. Platforma grid.online je pro zákazníky a dopravce přístupná za pomocí webové nebo mobilní aplikace či API integrace.

2.3 Společnost jakožto správce zpracovává osobní údaje zákazníků-fyzických osob, dopravců-fyzických osob, jakož i osob zákazníky či dopravce zastupující (včetně řidičů), dále fyzických osob odesílatelů (nejde -li zároveň o zákazníka) a adresátů (příjemců) zásilek, jakož i osob je zastupující.

3.  Zpracování osobních údajů různých skupin subjektů údajů

3.1 Návštěvníci internetových stránek společnosti.

Při návštěvě internetových stránek www.grid.online společnost automaticky zpracovává některé osobní údaje, a to v rozsahu, za účelem, po dobu a na základě právního základu uvedených zde:

Účel	Rozsah zpracovávaných informací	Právní základ	Doba zpracování
Zlepšení internetových stránek	Údaje o chování na stránkách či (pomocí tzv. cookies).	Oprávněný zájem společnosti na zlepšování našich internetových stránek. Souhlas subjektu údajů ke zpracování osobních údajů získaných z používání tzv. cookies (tj. souborů umožňujících mj. rozpoznat koncová zařízení uživatelůsubjektů údajů a jejich nastavení).	26 měsíců od poslední návštěvy našich internetových stránek
Vytváření statistik a reportů o užívání internetových stránek.	Údaje o chování na stránkách či (pomocí tzv. cookies).	Oprávněný zájem Naší společnosti na měření efektivnosti našich internetových stránek, vč. reklamy na těchto stránkách. Souhlas subjektu údajů ke zpracování osobních údajů získaných z používání tzv. cookies (tj. souborů umožňujících mj. rozpoznat koncová zařízení uživatelů- subjektů údajů a jejich nastavení).	26 měsíců od poslední návštěvy internetových stránek společnosti.

3.2 Zákazníci-fyzické osoby a fyzické osoby zákazníky zastupující.

3.2.1 Zákazník má možnost využívat služby společnosti na základě registrace v rámci platformy grid.online (na základě rámcové smlouvy se společností) a následných dílčích zasílatelských smluv. Společnost zpracovává osobní údaje v rozsahu, za účelem, po dobu a na základě právního základu uvedených zde:

Účel	Rozsah zpracovávaných informací	Právní základ	Doba zpracování
Provedení registrace zákazníka, vedení a správa zákaznického profilu (účtu). Poskytování obstaravatelských služeb společností. Plnění a evidence smluv.	Jméno, příjmení, datum narození, identifikační číslo, telefonní číslo, e- mailová adresa, IP adresa, společností přidělené osobní ID zákazníka, jednosměrný hash platební karty, informace o typu mobilního telefonu.	Nezbytnost pro splnění smlouvy a nezbytnost pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy v rámci žádosti o registraci. Oprávněné zájmy společnosti spočívající v evidenci smluv.	Základní identifikační údaje po dobu 10 let od ukončení rámcové nebo dílčí zasílatelské smlouvy. Ostatní údaje po dobu 3 let od ukončení příslušné smlouvy.

3.2.2 Vložení fotografie (podobizny zákazníka či osoby zástupce) do zákaznického profilu. Zcela dobrovolně lze do zákaznického profilu vložit fotografii. V tomto případě společnost zpracovává osobní údaje v rozsahu, za účelem, po dobu a z oprávnění (právního základu) uvedených zde:

Účel	Rozsah zpracovávaných informací	Právní základ	Doba zpracování
Rekognice pro plnění smlouvy.	Podobizna.	Souhlas se zpracováním osobních údajů.	Do odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo do okamžiku smazání těchto údajů zákazníkem v rámci svého zákaznického profilu.

 

3.2.3 Oslovování zákazníků-fyzických osob s nabídkami dalších produktů a služeb společnosti, včetně nabídek „na míru“. V tomto případě společnost zpracovává osobní údaje v rozsahu, za účelem, po dobu a z oprávnění (právního základu) uvedených zde:

Účel	Rozsah zpracovávaných informací	Právní základ	Doba zpracování
Oslovování s nabídkami produktů a služeb společnosti, vč. nabídek na míru.	Jméno, příjmení, e- mailová adresa, telefonní číslo, společností přidělené osobní ID zákazníka.	Oprávněný zájem spočívající v možnosti zůstat v kontaktu se zákazníkem a zasílat zákazníkům speciální nabídky.	Po dobu trvání oprávněného zájmu, maximálně však po dobu 3 let od posledního užití služeb společnosti.

Zákazník má možnost postupem uvedeným níže, a zároveň v rámci každého zaslaného obchodního sdělení, zasílání obchodních sdělení vyloučit.

3.2.4 Oslovování zákazníků-fyzických osob s nabídkami produktů a služeb, vč. nabídek na míru, obchodních partnerů společnosti. V tomto případě zpracováváme Vaše osobní údaje v rozsahu, za účelem, po dobu a z oprávnění (právního základu) uvedených zde:

Zákazník má možnost postupem uvedeným níže, a zároveň v rámci každého zaslaného obchodního sdělení, zasílání obchodních sdělení vyloučit.

3.2.5 Telefonní hovory v rámci zákaznické linky. Z obsahu telefonních hovorů je pořizován audiozáznam či případně písemný záznam obsahu hovoru a záznamy společnost zpracovává v rozsahu, za účelem po dobu a z oprávnění (právního základu) uvedených zde:

3.3 Dopravci-fyzické osoby a fyzické osoby dopravce zastupující (včetně řidičů).

3.3.1 Dopravce má možnost učinit v rámci platformy grid.online registraci (uzavřít se společností rámcovou smlouvu) a následně prostřednictvím platformy nabízet své přepravní služby a uzavírat se společností smlouvy o přepravě. Společnost zpracovává osobní údaje v rozsahu, za účelem, po dobu a na základě právního základu uvedených zde:

Účel	Rozsah zpracovávaných informací	Právní titul	Doba zpracování
Provedení registrace dopravce, vedení a správa profilu (účtu) dopravce. Plnění a evidence smluv.	Jméno, příjmení, datum narození, identifikační číslo, adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo, IP adresa, společností přidělené osobní ID dopravce (řidiče), čísla a údaje o příslušné koncesi.	Nezbytnost pro splnění smlouvy, resp. nezbytnost pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy v rámci žádosti o registraci.	Základní identifikační údaje po dobu 10 od ukončení příslušné smlouvy. Ostatní údaje do okamžiku zrušení registrace dopravce, maximálně však po dobu 3 let od posledního přihlášení.

3.3.2 Vložení fotografie (podobizny dopravce či osoby zástupce, zpravidla řidiče) do profilu dopravce. Zcela dobrovolně lze do zákaznického profilu vložit fotografii. V tomto případě společnost zpracovává osobní údaje v rozsahu, za účelem, po dobu a z oprávnění (právního základu) uvedených zde:

Účel	Rozsah zpracovávaných informací	Právní titul	Doba zpracování
Rekognice pro plnění smlouvy.	Podobizna.	Souhlas se zpracováním osobních údajů.	Do odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo do okamžiku smazání těchto údajů dopravcem v rámci svého profilu dopravce.

3.3.3 Oslovování dopravců-fyzických osob a řidičů s nabídkami produktů a služeb společnosti, včetně nabídek „na míru“. V tomto případě společnost zpracovává osobní údaje v rozsahu, za účelem, po dobu a z oprávnění (právního základu) uvedených zde:

Účel	Rozsah zpracovávaných informací	Právní titul	Doba zpracování
Oslovování s nabídkami produktů a služeb společnosti, vč. nabídek na míru.	Jméno, příjmení, e- mailová adresa, telefonní číslo, společností přidělené osobní ID zákazníka.	Oprávněný zájem spočívající v možnosti zůstat s dopravcem (řidičem) v kontaktu a zasílat speciální nabídky určené pro dopravce (řidiče).	Po dobu trvání oprávněného zájmu, maximálně však po dobu 3 let od uzavření poslední smlouvy o přepravě.

Dopravce (řidič) má možnost postupem uvedeným níže, a zároveň v rámci každého zaslaného obchodního sdělení, zasílání obchodních sdělení vyloučit.

3.3.4 Oslovování dopravců-fyzických osob a řidičů s nabídkami produktů a služeb, vč. nabídek na míru, obchodních partnerů společnosti. V tomto případě zpracováváme Vaše osobní údaje v rozsahu, za účelem, po dobu a z oprávnění (právního základu) uvedených zde:

Účel	Rozsah zpracovávaných informací	Právní titul	Doba zpracování
Oslovování s nabídkami produktů a služeb, vč. nabídek na míru obchodních partnerů společnosti.	Jméno, příjmení, e- mailová adresa, telefonní číslo, společností přidělené osobní ID zákazníka.	Souhlas se zpracováním osobních údajů a zasláním obchodních sdělení.	Do odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů a zasíláním obchodních nabídek.

Zákazník má možnost postupem uvedeným níže, a zároveň v rámci každého zaslaného obchodního sdělení, zasílání obchodních sdělení vyloučit.

3.3.5 Telefonní hovory s dopravci či jejich zástupci, zpravidla řidiči. Z obsahu telefonních hovorů je pořizován audiozáznam či případně písemný záznam obsahu hovoru a záznamy společnost zpracovává v rozsahu, za účelem po dobu a z oprávnění (právního základu) uvedených zde:

Účel	Rozsah zpracovávaných informací	Právní titul	Doba zpracování
Zajištění průkaznosti obsahu hovoru pro plnění smlouvy (vyřízení reklamace) či uplatnění nároku.	Obsah hovoru a identifikační a kontaktní údaje zákazníka.	Nezbytnost pro splnění smlouvy. Oprávněný zájem společnosti na vyřízení reklamace a průkaznosti obsahu hovoru.	Po dobu nezbytnou k naplnění účelů zpracování. Audio záznamy jsou automaticky mazány po 6 měsících.

 

3.4 Odesílatelé (nejde-li zároveň o zákazníka) a adresáti zásilek.

3.4.1 V souvislosti s obstaráním přepravy zásilek přebírá společnost od zákazníků osobní údaje odesílatelů (nejde-li zároveň o zákazníka) a adresátů zásilek. Společnost dále jakožto zasílatel (ve vztahu se zákazníky) a objednatel přepravy (ve vztahu s dopravci) tyto osobní údaje samostatně zpracovává. Osobní údaje jsou společnosti poskytnuty vždy zákazníkem (kromě informací o ověření totožnosti adresáta) a společnost je zpracovává v rozsahu, za účelem po dobu a z oprávnění (právního základu) uvedených zde:

Účel	Rozsah zpracovávaných informací	Právní titul	Doba zpracování
Přeprava a doručování drobných zásilek, včetně související komunikace a ověření doručení.	Jméno, příjmení, adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo.	Oprávněné zájmy společnosti, příslušného zákazníka a příslušného dopravce spočívající v doručení zásilky a související evidenci.	3 roky od doručování zásilky adresátovi.

3.4.2 Telefonní hovory s odesílateli a adresáty zásilek. Z obsahu telefonních hovorů je pořizován audiozáznam či případně písemný záznam obsahu hovoru a záznamy společnost zpracovává v rozsahu, za účelem po dobu a z oprávnění (právního základu) uvedených zde:

Účel	Rozsah zpracovávaných informací	Právní titul	Doba zpracování
Zajištění průkaznosti obsahu hovoru pro vyřízení reklamace či uplatnění nároku.	Obsah hovoru a identifikační a kontaktní údaje.	Oprávněný zájem společnosti na vyřízení reklamace a průkaznosti obsahu hovoru.	Po dobu nezbytnou k naplnění účelů zpracování. Audio záznamy jsou automaticky mazány po 6 měsících.

4.  Zpřístupnění osobních údajů třetím osobám - příjemcům

Příjemce	Důvod zpřístupnění
Dopravce pro to, aby mohl zásilku vyzvednout, dopravit na požadované místo a tuto službu evidovat.	Zpracování osobních údajů příjemcem jakožto samostatným správcem. Zpracování nezbytné pro splnění smlouvy a pro účely oprávněných zájmů příjemce osobních údajů, jakož i zákazníka (odesílatele) a adresáta zásilky.
Osoby provozující platební systémy pro potřeby zajištění platby, zejména v souvislosti s platbou kartou.	Zpracování osobních údajů příjemcem jakožto samostatným správcem. Zpracování nezbytné pro splnění smlouvy a pro účely oprávněných zájmů příjemce osobních údajů, jakož i zákazníka (odesílatele) a adresáta zásilky.
Osoba zajištující účetní a daňové povinnosti společnosti.	Zpracování osobních údajů příjemcem jakožto zpracovatelem (účetní a daňové služby pro společnost).
Osoby zajišťující chod webu, aplikace a našeho software (počítačových systémů) včetně osob poskytujících cloudové služby a analytické nástroje.	Zpracování osobních údajů příjemcem jakožto zpracovatelem (IT služby pro společnost).
Osoba zajišťující rozesílání e-mailů.	Zpracování osobních údajů příjemcem jakožto zpracovatelem (služby pro společnost spočívající v rozesílání e-mailů s nabídkou produktů společnosti).
Poskytovatelé služeb při registrace v platformě grid.online prostřednictvím služeb třetích osob.	Zpracování osobních údajů příjemcem jakožto samostatným správcem. Zpracování nezbytné pro účely oprávněných zájmů příjemce osobních údajů a zákazníka.

K žádosti subjektu údajů sdělí společnost informace o tom, komu, kdy a za jakým účelem byly osobní údaje zpřístupněny.

5.  Práva subjektů údajů

5.1 Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů. Pokud je právním základem zpracování osobních údajů souhlas subjektu údajů, je subjekt údajů oprávněn svůj souhlas odvolat. Odvolat lze i souhlas se zasíláním obchodních sdělení, což lze učinit i kliknutím na příslušný odkaz, který je uveden na konci každého obchodního sdělení.

5.2 Právo na přístup k osobním údajům. Požádá-li subjekt údajů o informaci o zpracování svých osobních údajů, je společnost povinna poskytnout potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou aktuálně zpracovávány, a pokud tomu tak je, má subjekt údajů právo získat přístup ke zpracovávaným osobním údajům (včetně jejich kopie) a k následujícím informacím: účely zpracování, kategorie dotčených osobních údajů, příjemci nebo kategorie příjemců, plánovaná doba uložení osobních údajů či kritéria použitá ke stanovení této doby, informace o právech subjektu údajů, informace o případném zdroji osobních údajů odlišujícím se od subjektu údajů, informace o případném automatizovanému rozhodování (včetně profilování), informace o případném předávání osobních údajů do zahraničí nebo mezinárodní organizaci a informace o souvisejících zárukách ve prospěch subjektu údajů.

5.3 ‍Právo na opravu osobních údajů. Subjekt údajů má právo, aby společnost bez zbytečného odkladu opravila nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

5.4 Právo na výmaz („právo být zapomenut“), popřípadě na omezení zpracování osobních údajů. Subjekt údajů má právo (v případech stanovených GDPR) požádat o výmaz osobních údajů, zejména pokud již byl naplněn účel zpracování nebo odpadl jeho důvod (včetně odvolání souhlasu), případně požádat o omezení zpracování osobních údajů. Může však dojít k situaci, kdy osobní údaje nemohou být vymazány. Takovým případem je zejména situace, kdy zpracování vyžaduje zákon. V případě, že tato situace nastane, bude subjekt údajů informován.

5.5 Právo na přenositelnost osobních údajů. V případě automatizovaného zpracování osobních údajů, má (za podmínek dle GDPR) subjekt údajů právo na přenositelnost údajů, tj. právo získat osobní údaje a právo, aby osobní údaje byly předány jinému správci.

5.6 Právo vznést námitku proti zpracování. Subjekt údajů má (v případech stanovených GDPR) právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, zejména při dalším zpracování nezbytném pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany a při zpracování pro účely přímého marketingu.

5.7 Právo na ochranu osobních údajů (jejich integritu a důvěrnost). V této souvislosti bere subjekt údajů na vědomí, že společnost přijala vhodná technická a organizační opatření proti neoprávněnému či protiprávnímu zpracování a proti náhodné ztrátě, zničení, poškození nebo pozměnění osobních údajů.

5.8 Právo podat stížnost u dozorového úřadu. Subjekt údajů je oprávněn podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů.

5.9 Svá práva může subjekt údajů uplatnit u společnosti prostřednictvím těchto kontaktů: adresa sídla společnosti, emailová adresa: service@grid.online, datová schránka: s3wnya5.

‍